Блог

Деловая переписка в мессенджерах: правила этикета и безопасности

Современный мир бизнеса все больше опирается на удобство и скорость онлайн-коммуникаций. Мессенджеры стали неотъемлемой частью деловой жизни, позволяя оперативно решать задачи и поддерживать контакт с партнерами. Однако, не стоит забывать, что деловая переписка в мессенджерах требует соблюдения определенных правил этикета и безопасности.

Ключевые моменты деловой переписки:

1. Выбор мессенджера:

1) Используйте мессенджеры, принятые в вашей компании, или те, которые предпочитает ваш партнер.
2) Выбирайте мессенджеры с шифрованием переписки для защиты конфиденциальной информации.

2. На что обратить внимание при ведении деловой переписки?

  1. Формат сообщения: используйте профессиональный тон и избегайте неформального стиля общения. Сообщения должны быть чёткими и лаконичными.
  2. Структура сообщения: придерживайтесь стандартной структуры делового письма (приветствие, основная часть, заключение).
  3. Использование эмодзи: будьте осторожны с использованием эмодзи, так как они могут исказить смысл сообщения или создать неправильное впечатление о вас.
  4. Безопасность: не отправляйте конфиденциальную информацию через мессенджеры, если вы не уверены в безопасности канала связи.
  5. Сроки ответа: соблюдайте сроки ответа на сообщения, чтобы поддерживать эффективную коммуникацию.
  6. Редактирование сообщений: перед отправкой убедитесь, что сообщение написано корректно и не содержит ошибок.
  7. Оформление сообщений: используйте форматирование текста для выделения ключевых моментов и улучшения читаемости.
  8. Тон сообщения: сохраняйте уважительный и профессиональный тон в переписке. Избегайте использования жаргона и сленга.
  9. Соблюдение этикета: учитывайте культурные особенности и нормы делового общения при переписке с коллегами из разных стран.
  10. Проверка орфографии и пунктуации: ошибки в деловой переписке могут создать негативное впечатление о вашей компетентности.

3. Содержание переписки:

1) четко укажите тему сообщения в заголовке.
2) разделите текст на абзацы и используйте заголовки для улучшения читабельности.
3) если вы прикрепляете файлы, убедитесь, что они отформатированы правильно и содержат все необходимые данные.

4. Правила безопасности в переписке:

  1. Не отправляйте конфиденциальную информацию через незащищенные мессенджеры. Используйте шифрование или альтернативные каналы связи.
  2. Будьте осторожны со ссылками. Не нажимайте на подозрительные ссылки и не открывайте приложения от неизвестных источников.
  3. Не разглашайте личную информацию. Не указывайте в сообщениях свой домашний адрес, номера банковских кар или личные данные клиента, номер телефона или другие конфиденциальные данные.
  4. Регулярно проверяйте свои чаты на наличие подозрительной активности.

Плохой тон в переписке:

  • Использование эмоджи и неформального сленга.
  • Небрежность в орфографии и пунктуации.
  • Нечитаемый текст без абзацев и заголовков.
  • Отсутствие приветствия и прощания.
  • Несоблюдение официального стиля в переписке.
  • Отправка сообщений в нерабочее время без крайней необходимости.
  • Игнорирование запросов или ответов на сообщения.
  • Отсутствие уважения к личному времени коллег.


Деловая переписка в мессенджерах — это важный инструмент для коммуникации в современном мире. Соблюдение правил этикета и безопасности позволит вам создать позитивный имидж, эффективно взаимодействовать с партнерами и укрепить доверие.
В наших консалтинговых проектах часто встречается практика, когда сотрудники, имея корпоративный портал типа Битрикс24, начинают переписку и работу над задачами в мессенджерах. В итоге задачи теряются. Мы рекомендуем руководителям описать бизнес-процесс «Деловая переписка» в форме Инструкции или Регламента и требовать от сотрудников его соблюдения. В то же время краткие распоряжения руководителя или решение оперативных вопросов — назначения совещания или напоминания вполне можно сделать в мессенджерах.