Мессенджеры стали неотъемлемой частью деловой жизни, позволяя оперативно решать задачи и поддерживать контакт с партнерами. Однако, не стоит забывать, что деловая переписка в мессенджерах требует соблюдения определенных правил этикета и безопасности.
Ранее мы писали об основных правилах деловой переписки в мессенджерах, здесь дополнение по структуре сообщений, этике и безопасности.
Ранее мы писали об основных правилах деловой переписки в мессенджерах, здесь дополнение по структуре сообщений, этике и безопасности.
Ключевые моменты деловой переписки:
1. Выбор мессенджера:
1) Используйте мессенджеры, принятые в вашей компании, или те, которые предпочитает ваш партнер.
2) Выбирайте мессенджеры с шифрованием переписки для защиты конфиденциальной информации.
2. На что обратить внимание при ведении деловой переписки?
3. Содержание переписки:
1) четко укажите тему сообщения в заголовке.
2) разделите текст на абзацы и используйте заголовки для улучшения читабельности.
3) если вы прикрепляете файлы, убедитесь, что они отформатированы правильно и содержат все необходимые данные.
4. Правила безопасности в переписке:
Плохой тон в переписке:
Деловая переписка в мессенджерах — это важный инструмент для коммуникации в современном мире. Соблюдение правил этикета и безопасности позволит вам создать позитивный имидж, эффективно взаимодействовать с партнерами и укрепить доверие.
1. Выбор мессенджера:
1) Используйте мессенджеры, принятые в вашей компании, или те, которые предпочитает ваш партнер.
2) Выбирайте мессенджеры с шифрованием переписки для защиты конфиденциальной информации.
2. На что обратить внимание при ведении деловой переписки?
- Формат сообщения: используйте профессиональный тон и избегайте неформального стиля общения. Сообщения должны быть чёткими и лаконичными.
- Структура сообщения: придерживайтесь стандартной структуры делового письма (приветствие, основная часть, заключение).
- Использование эмодзи: будьте осторожны с использованием эмодзи, так как они могут исказить смысл сообщения или создать неправильное впечатление о вас.
- Безопасность: не отправляйте конфиденциальную информацию через мессенджеры, если вы не уверены в безопасности канала связи.
- Сроки ответа: соблюдайте сроки ответа на сообщения, чтобы поддерживать эффективную коммуникацию.
- Редактирование сообщений: перед отправкой убедитесь, что сообщение написано корректно и не содержит ошибок.
- Оформление сообщений: используйте форматирование текста для выделения ключевых моментов и улучшения читаемости.
- Тон сообщения: сохраняйте уважительный и профессиональный тон в переписке. Избегайте использования жаргона и сленга.
- Соблюдение этикета: учитывайте культурные особенности и нормы делового общения при переписке с коллегами из разных стран.
- Проверка орфографии и пунктуации: ошибки в деловой переписке могут создать негативное впечатление о вашей компетентности.
3. Содержание переписки:
1) четко укажите тему сообщения в заголовке.
2) разделите текст на абзацы и используйте заголовки для улучшения читабельности.
3) если вы прикрепляете файлы, убедитесь, что они отформатированы правильно и содержат все необходимые данные.
4. Правила безопасности в переписке:
- Не отправляйте конфиденциальную информацию через незащищенные мессенджеры. Используйте шифрование или альтернативные каналы связи.
- Будьте осторожны со ссылками. Не нажимайте на подозрительные ссылки и не открывайте приложения от неизвестных источников.
- Не разглашайте личную информацию. Не указывайте в сообщениях свой домашний адрес, номера банковских кар или личные данные клиента, номер телефона или другие конфиденциальные данные.
- Регулярно проверяйте свои чаты на наличие подозрительной активности.
Плохой тон в переписке:
- Использование эмоджи и неформального сленга.
- Небрежность в орфографии и пунктуации.
- Нечитаемый текст без абзацев и заголовков.
- Отсутствие приветствия и прощания.
- Несоблюдение официального стиля в переписке.
- Отправка сообщений в нерабочее время без крайней необходимости.
- Игнорирование запросов или ответов на сообщения.
- Отсутствие уважения к личному времени коллег.
- Отправка голосовых сообщений.
Деловая переписка в мессенджерах — это важный инструмент для коммуникации в современном мире. Соблюдение правил этикета и безопасности позволит вам создать позитивный имидж, эффективно взаимодействовать с партнерами и укрепить доверие.
В наших консалтинговых проектах часто встречается практика, когда сотрудники, имея корпоративный портал типа Битрикс24, начинают переписку и работу над задачами в мессенджерах. В итоге задачи теряются. Мы рекомендуем руководителям описать бизнес-процесс «Деловая переписка» в форме Инструкции или Регламента и требовать от сотрудников его соблюдения. В то же время краткие распоряжения руководителя или решение оперативных вопросов — назначения совещания или напоминания вполне можно сделать в мессенджерах.
О правилах деловой переписки в мессенджерах смотрите здесь.
