Деловая переписка в мессенджерах - что важно учесть?

Для предпринимателей стало нормой общение в мессенджерах, в том числе с контрагентами ведется переписка в отношении поставок, заказов, услуг.

Стирается грань между личным использованием мессенджера и деловым. Иногда сообщение пишут в нерабочее время, что может восприниматься негативно его получателем. Я собрала некоторые рекомендации, в том числе собственный опыт в использовании мессенджеров в деловом общении.

С какого номера телефона вести переписку?

Чтобы придать юридическую значимость переписке в мессенджерах между представителями компаний, необязательно заводить корпоративные аккаунты или номера телефонов. Достаточно указать конкретные номера и перечень мессенджеров для передачи сообщений в договоре между организациями.

Чтобы не возникало вопросов, я в своих договорах указываю, что «переписка между сторонами проводится посредством электронной почты, телефонной связи, мессенджера WhatsApp, по адресам и номерам, указанным в Приложении к договору».

Поручения сотрудникам в WhatsApp

Удобно использовать бизнес-аккаунт в WhatsApp для общения внутри компании. Руководитель организации может придавать юридическую силу любым своим распоряжениям, направляемым сотрудникам. В том числе голосовыми сообщениями.

Еще важный нюанс — в WhatsApp всегда отображается, что сообщение удалено. Также в этом мессенджере сообщение не может быть удалено отправителем у получателя через час после его отправки. В этом смысле WhatsApp удобен для фиксации договоренностей.

Я предпочитаю давать распоряжения и ставить задачи сотрудникам в корпоративном портале Битрикс24, а не в личной переписке в мессенджерах или в социальных сетях.

Деловая переписка в Telegram Messenger

В отличие от WhatsApp, в этом мессенджере можно удалять сообщения у себя и у получателя в любое время. Это стоит учитывать при обсуждении деталей проекта с контрагентом. В этом смысле рискованно обсуждать в Telegram любые действия, связанные с принятием и исполнением обязательств.

У Telegram есть возможность отправить отложенное сообщение. Работает это как на телефоне, так и на компьютере. Для этого, зажать кнопку отправки на телефоне, или кликнуть по ней правой кнопкой — на компьютере и указать дату и время отправки.

В Telegram есть функция «отправка сообщения без звука». Так человек увидит, что вы хоть и написали по работе среди ночи, но отнеслись к его сну с уважением — в уведомлении будет указан специальный значок, что сообщение пришло без звука.

Голосовые сообщения в мессенджерах

В деловом обороте голосовое сообщение считается менее приемлемым, чем письменное. В голосовых сообщениях используется много лишних слов, и основной смысл теряется. Не все способны четко описывать ситуацию и формулировать задачи и вопросы в устной форме.

Также сложнее искать нужное голосовое сообщение, если оно понадобится. А если его потребуется предоставлять в качестве доказательства, их желательно дополнить текстовой расшифровкой. Это может потребовать дополнительных затрат, например, при нотариальном заверении.

Из судебной практики

Постановление Пленума Верховного Суда Р Ф от 23 июня 2015 г № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса РФ» содержит следующие положения, применимые к юридической значимости электронных сообщений:

65. Юридически значимое сообщение может быть направлено посредством электронной почты, факсимильной и другой связи осуществляться в иной форме соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.

В некоторых мессенджерах (Skype, Telegram) возможно общение с использованием никнейма со скрытым номером телефона. В такой ситуации переписка формально будет считаться анонимной.

Оптимальная форма электронной деловой переписки

Фиксировать юридически значимые сообщения в электронной форме предпочтительней с адресов электронной корпоративной почты, где содержится доменное имя компании.

Но и в этом случае учитывайте, что администратором доменного имени может выступать лицо, не имеющее юридической связи с вашим контрагентом. Поэтому в договоре или в переписке по электронной почте укажите название официального домена.

Не удаляйте из почты и мессенджеров переписку с контрагентами. У меня был случай, когда проверяли контрагента и у нас запросили подтверждающие документы по договору. В этом случае пригодилась и почтовая переписка и переписка в мессенджерах в качестве доказательств, т.к. контрагентом не был подписан акт выполненных работ.

О деловой этике в мессенджерах

Современные технологии позволили нам обратиться к абсолютно любому человеку, то это не значит, что этим нужно злоупотреблять. Давайте использовать негласный этикет деловой переписки в мессенджерах.

Если вы написали первым, пары сообщений хватит на то, чтобы понять стиль собеседника и подстроиться под него. Это приведёт ко взаимопониманию и упростит беседу.

Не стоит полагаться на мессенджеры, если речь идёт об отмене встречи или других срочных делах: человек не всегда успевает отреагировать на все уведомления. Если требуется срочный ответ, то лучше позвонить.

Не следует писать незнакомому человеку в WhatsApp и Telegram — нужно иметь договорённость, что напишете, поскольку эти два мессенджера ассоциируются с личным пространством. В Facebook всё наоборот: можно добавить незнакомого человека и, представившись, начать с ним общение. Для многих FB уже стал инструментом нетворкинга.

Помним о том, что голосовые сообщения раздражают так же, как и сообщения, написанные по одному слову, а не целым предложением.